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现代国有能源企业财务管理探究

来源:《中国电业》 时间:2020-09-08 16:00

现代国有能源企业财务管理探究

大唐新能源北京唐浩电力工程技术研究有限公司 杨艳

  国有能源企业财务管理方式大都沿用传统管理模式,难以适应企业高质量发展的总体要求。财务系统如何在我国国有企业高质量发展过程中既能够“轻车简从”又能够充分发挥“凭证”作用、有效规避问题,是本文的研究重点。

  众所周知,能源企业的财务管理,是企业管理中的重要一环,在企业经营管理决策中发挥重要作用。特别是在国有企业全面进入高质量发展阶段,财务管理更显重要。但在实际工作中,财务管理却几十年如一日地沿用传统的管理模式,部门设置小而全,管理成本较高,“岗位单设”“纸质运作”“签批时效不高”“凭证堆积如山”等已经难以跟上新形势下高质量发展的步伐,工作效率和工作成本还有改进的空间。

  财务管理“现代化”的现状与问题

  财务管理作为企业管理的重要组成部分,在企业高质量发展中必然也要体现“高质量”。这种“高质量”,首先要体现在管理手段方面。但审视我们现有的“管理手段”:一是仍然在几十年如一日地沿用过去的传统做法,与当前“移动办公”“手机银行”“电子支付”“网络审批”的新形势没有很好“兼容”。而这种“不兼容”,并非存在技术障碍,只需要在管理思路和管理理念上实现突破即可。一方面是“便捷高效”的需求,一方面是“繁杂沉重”的程序:报销人员“等米下锅”,财务部门则歉意地表示“最快也得两周能报销完毕”;上级要求改革创新、压降成本,但再小的法人单位,也要设财务部、配备财务人员;财务档案室必须单独设立而且还得加装空调、保持温度湿度,财务凭证的装订工作量更耗费不小的人工。二是在国有企业中,人力资源成本是管理成本中的重要组成部分,减少财务定员,或者说通过资源共享,减少不必要的财务定员,是提高管理效率和管理质量的重要一环。目前,已经有一些单位试点建设财务共享中心,简而言之就是一个“财务部”负责多个单位的财务管理。但从推行的效果看,只是有了共享化之名而无共享化之实。甚至有的非但无减员,反而增加了人员。

  具体而言,这种传统的财务管理模式存在以下问题:

  1.签批效率低。因为纸质签审报销,通常一张发票的报销需要经办人、部门主管、财务审核、财务部门主任、分管领导等至少五个环节签批,有的还要财务总监、主要领导签审,如此多的人员,避免不了因个别人员的出差、请假等原因影响签审效率,一笔报销签审通常一周内难以完成。签批效率低还会带来另外一个问题,那就是如果是外地项目人员到本部的费用报销,报销人员的等待成本也很高。

  2.资源浪费大。当前中国正在全力建设节约型社会,财务报销纸质化签审、财务凭证的制作、财务档案的装订等,耗费最大的恰恰就是纸张。以100人的单位匡算,每人每年报销10次,每次耗用10张A4纸,一年下来就是10000张A4纸。同时,人力资源、房舍和设施的成本,都需要考虑其中。而最大的资源浪费,是人力资源。装机规模哪怕只有10万千瓦、职工总数也区区百人,但也一定要有财务部,要配备至少3名以上财务人员。

  3.管理成本高。现行的报销管理,财务审核、财务会计、财务出纳3个岗位分设,而且要求出纳要单独房间办公。财务凭证装订完毕后每年要整理归档,即便在寸土寸金的一线城市,无论办公场所如何紧张,也要单独设置档案室,而且档案室对温度湿度消防等还有要求,因此还要配备响应的设备。同时,一般都要配备至少1名档案员。而这些归档的凭证或资料,无非是为了审计、检查时使用。

  4.查找调阅难。财务凭证的主要功能就是在后期的巡视、审计、检查中被调阅,以证明过往的经营行为合法合规。但在巡视、审计等工作过程中发现,工作量最大的就是财务凭证翻阅。因为无法电子索引,想查找某一笔费用或某一张发票,需要整本凭证翻阅。这也不符合企业管理高质量、高效率的要求。

  财务管理“现代化”的方向与策略

  财务管理作为企业管理的重要组成部分,一定要按照企业管理高质量发展的总体要求而与时俱进。要按照法治化的管理,逐步适应智能化的要求,建立快捷、高效、人性化的财务管理体系,减少定员,压降成本,共享资源,提高效率,更好地为企业高质量发展服务。

  1.审批管理“智能化”。这种智能化,要体现在三个方面:一是财务费用报销不再纸质签批,走网上签批流程,发票和证明文件在财务审核真实性后扫描输入;二是网上签批,所有签批人员均可通过移动办公系统通过手机随时可签审,甚至可以通过人脸和指纹识别等技术杜绝“他人代签”的问题,不再受出差、请假等影响签批效率;三是设置智能提醒与限制,每笔业务费用的发生,如果不符合相关的规定无法发送下一个环节,保证业务的合规性,避免签批人员因考虑不周而出现的操作失误。

  2.财务资源“共享化”。国有企业大都实施三级管理,即总部——省级管理公司——三级项目公司。财务资源“共享化”就是将三级项目管理公司财务部取消,在省级管理公司财务部内设立共享中心,统筹管理所有三级项目公司的财务工作。相当于一个“财务部”负责原来十几个单位的财务工作,财务定员大幅减少。三级项目公司只保留1~2名财务人员,负责财务报销、地方报税等基础管理,其余人员择优到省级管理公司共享中心或转岗。这不仅极大地降低人工成本,还可以简化工作流程,减少原来的一些重复性工作,实现了资源、数据、信息的共享共用,也解决了当前项目公司偏远、人员少、财务工作简单但岗位仍需设置的问题。

  3.财务档案“无纸化”。由于审批管理“智能化”和目前已经广泛实施的资金往来“电子化”,便可基本实现财务档案“无纸化”,即无须纸质审批、纸质留存、制作纸质财务凭证、实施纸质财务档案管理……这即可节约纸张、节约人力,还可以节约档案室和档案员的配备。现在国有企业大都实现内外网分离,系统崩盘风险不大。如果仍担心网络出现问题,可购置硬盘定期拷贝储存后放在保险柜里备查。一个保险柜和几块硬盘,代替了一间档案室和若干档案柜。而最为关键的是,财务档案电子化后,便于调阅查找和痕迹管理,可提高审计、巡视在凭证调阅时的工作效率。

  4.审计监督“日常化”。任何一种新的尝试,都会伴随着“不破不立”过程中新的问题与考验。如何确保财务管理“现代化”过程中的合法合规,审计等监督部门的监督要嵌入财务管理流程之中。一是通过置身其中,随时监督检查财务管理的合法合规性,避免以往的“秋后算账”式的检查,即便发现问题,也“木已成舟”,没有及时解决,为问题的整改带来了麻烦。二是通过置身其中,也把审计等部门的工作由原来的年底“扎堆”分散到了日常工作之中,合理分配了工作量,避免了集中检查时“工作量过大难免有遗漏”的问题,有利于财务管理质量的提高。

责任编辑:张媛媛  投稿邮箱:网上投稿

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